Création de forfaits dans l’espace de gestion

Les forfaits sont conçus pour vous donner la possibilité de créer des packages de plusieurs rendez-vous du même service ou de services différents et d’accorder une remise sur le prix total pour attirer davantage de clients.

Création de votre premier paquet

Pour créer votre première formule, vous devez d’abord mettre en place deux éléments :

  • Créer les services que vous allez offrir – les forfaits sont créés à partir de services existants, donc vous ne pourrez pas créer un forfait si vous n’avez pas créé au moins un service.
  • Créez un employé et connectez-le au service – il faut au moins un service et un employé créé et connecté pour qu’il puisse fonctionner correctement, et il en va de même pour les forfaits.

Maintenant que vous avez terminé de créer le service et l’employé, nous pouvons commencer à créer le forfait.

Pour accéder à la page Forfaits, ouvrez la page Services, et vous verrez l’onglet Forfaits. Cliquez dessus et votre page de forfaits s’affichera.

Cliquez sur le bouton « + Ajouter un forfait » et vous verrez de nouvelles options pour créer le paquet qui seront séparées en cinq onglets :

Détails du forfait est le premier onglet qui se compose de plusieurs options :

  • Photo – vous pouvez télécharger une photo qui sera affichée pour votre forfait dans les formulaires de réservation en ligne
  • Couleur – vous pouvez choisir une couleur pour votre forfait qui le différenciera des autres sur le formulaire de réservation initial ainsi que sur la page des forfaits dans l’espace de gestion.
  • Nom – il s’agit du seul champ obligatoire de cet onglet, car un forfait ne peut exister sans nom. Donnez à votre forfait un nom qui sera affiché lors de la réservation mais aussi plus tard sur le dashboard du client et sur l’espace de gestion de l’administrateur. Outre le nom, vous verrez l’option « Traduire » qui vous permettra de traduire le nom du forfait en plusieurs langues et de l’utiliser sur un site multilingue.
  • Durée – ici, vous pouvez choisir si votre forfait aura une durée illimitée ou limitée. Vous pouvez choisir de limiter la durée du forfait à un nombre de jours, de semaines ou de mois donnés et vous pouvez également définir une date spécifique comme date d’expiration.
  • Description – vous pouvez définir ici une description de votre forfait qui sera affichée lors de la réservation pour donner plus de détails à vos clients. Comme pour le nom, vous pouvez traduire la description qui sera affichée sur votre site si vous envisagez de créer un site en plusieurs langues.

L’onglet Services est l’endroit où vous allez définir les éléments les plus importants de votre forfait. Dans la liste déroulante, sélectionnez le ou les services que vous souhaitez inclure dans le forfait et de nouvelles options pour ces services apparaîtront :

  • L’image, le prix et le nom du service seront affichés comme vous les avez créés sur la page Services et ils ne peuvent pas être modifiés ici.
  • « Nombre de rendez-vous » est l’option que vous pouvez utiliser pour définir le nombre de rendez-vous qui seront inclus dans ce forfait pour ce service. Par exemple, si vous avez un cours de yoga et que vous voulez créer un forfait de 12 cours de yoga qui durera 30 jours, vous choisirez un seul service dans la liste déroulante et choisirez 12 dans l’option « Nombre de rendez-vous ». Vous pouvez, bien entendu, choisir plusieurs services différents et définir ce nombre de rendez-vous pour chacun d’eux.
  • « Nombre minimum de rendez-vous requis » vous permet de définir le nombre de rendez-vous requis pour le service choisi afin que le client puisse réserver un forfait. Vous pouvez définir 0 si vous ne voulez pas restreindre les clients et comme nombre maximum ici vous pouvez définir le nombre choisi dans l’option « Nombre de rendez-vous ».
  • « Nombre maximum de réservations requises » est l’option où vous définissez le nombre maximum requis pour la réservation. Elle est ajoutée ici pour vous permettre d’avoir une option supplémentaire – pour permettre aux clients d’acheter un forfait sans aucune réservation. Cela est possible si vous définissez 0 à la fois comme réservations minimales et maximales requises, dans ce cas, après que le client choisit un forfait, il sera redirigé automatiquement vers l’étape de saisie d’informations et de paiement, en sautant le calendrier.
  • « Employés » – cette option est ajoutée ici afin que vous puissiez choisir les employés affectés au service qui fourniront le service dans ce forfait. Cela vous donne une certaine flexibilité car si vous utilisez à la fois des services et des forfaits, il n’est pas nécessaire que tous les employés affectés au service soient également affectés au forfait. Si vous ne cochez aucun employé, le forfait sera affecté à tous les employés affectés au service.
  • « Emplacements » – comme pour l’option Employés, ici vous pouvez choisir les emplacements qui seront inclus dans le forfait pour un service. Si vous ne cochez aucun emplacement, le forfait sera connecté à tous les emplacements affectés au service.

Remarque : si vous souhaitez vendre uniquement des forfaits sans réservation obligatoire dans l’onglet Service pour tous les services sélectionnés, il suffit de définir les valeurs « Réservation minimale requise » et « Réservation maximale requise » à 0 et le client pourra acheter un forfait sans choisir de date ou de plage horaire.

L’onglet Prix est très simple et vous pouvez l’utiliser pour fixer le prix de votre forfait. Vous avez deux options ici :

  • Prix personnalisé – si vous sélectionnez cette option, cela signifie que vous pouvez définir un prix personnalisé qui sera différent du prix total calculé de tous les rendez-vous (services) que vous avez ajoutés au forfait. Dans « Prix », vous pouvez simplement saisir le prix de votre forfait et dans « Remise », vous pouvez également définir la remise dont bénéficiera le forfait si vous souhaitez le présenter comme une offre dans le formulaire de réservation en ligne. Si vous définissez une remise, vos clients la verront sur le forfait afin de les inciter à acheter un ensemble de services plutôt qu’un seul.
  • Prix calculé – Si vous choisissez cette option, cela signifie que le prix du forfait sera calculé comme le prix total de tous les rendez-vous et services ajoutés au forfait. Si vous avez choisi l’option « Calculer le prix », vous verrez apparaître l’option « Activer le paiement d’acomptes », qui vous permettra de configurer le paiement d’acomptes pour le forfait.

L’onglet Galerie vous permet de télécharger les photos de votre forfait qui seront affichées si vous utilisez le formulaire de réservation du catalogue. Cliquez sur le + et téléchargez une photo, et vous la verrez immédiatement. Si vous téléchargez plusieurs photos, vous pouvez utiliser l’icône du menu et faire glisser les photos pour les réorganiser. L’ordre que vous définissez ici sera utilisé pour la commande sur le formulaire de réservation du catalogue.

L’onglet Paramètres des forfaits vous permet de choisir le ou les modes de paiement à utiliser pour l’achat d’un forfait. Vous pouvez choisir un ou plusieurs modes de paiement. Si vous souhaitez utiliser uniquement la caisse WooCommerce, allez d’abord dans les paramètres de paiement de la page Paramètres et activez le paiement WooCommerce.

Une fois que vous avez terminé de tout paramétrer, cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder votre forfait et il sera affiché sur la page des forfaits. Sur la page des forfaits, vous pourrez voir chaque forfait avec les détails de base : nom du forfait, ID, nombre de services inclus et prix. En outre, vous pouvez faire glisser et déposer chaque forfait pour définir l’ordre dans lequel ils seront affichés sur les formulaires de réservation ou vous pouvez choisir l’une des quatre options de l’option « Trier les forfaits » : Nom en ordre croissant, Nom en ordre décroissant, Prix en ordre croissant et Prix en ordre décroissant.

Travailler avec les forfaits de rendez-vous

Une fois que vous avez créé les forfaits, vous pouvez choisir comment les présenter aux clients. Vous pouvez choisir l’un des trois formulaires de réservation existants, le formulaire de réservation pas à pas, le formulaire de réservation du catalogue et le formulaire de réservation par recherche.
Dans chacun de ces trois formulaires de réservation, lorsque vous accédez à la page d’ajout d’un code court, vous pouvez choisir d’afficher les forfaits et les services ensemble ou seulement l’un d’entre eux.

Par défaut, l’option « Tout afficher » est sélectionnée dans ce menu déroulant, ce qui signifie que vos clients verront les forfaits et les services ensemble sur le formulaire de réservation et qu’ils pourront choisir de réserver uniquement un service ou un forfait avec ce service. Si vous ne voulez pas cela, il suffit de sélectionner « Forfaits » dans cette liste déroulante et seuls les forfaits seront affichés sur le formulaire de réservation.

Une fois que vous avez fait cela, n’oubliez pas de publier une page avec un formulaire de réservation pour que vos clients puissent le voir.
Si vous souhaitez utiliser des forfaits avec des services, sachez qu’ils seront affichés différemment sur chaque formulaire de réservation :

Si vous choisissez le formulaire de réservation en mode Recherche, vos forfaits seront affichés en haut des résultats de la recherche.

Si vous choisissez le formulaire de réservation en mode catalogue, les forfaits seront présentés dans chaque catégorie à laquelle appartiennent les services qui font partie de ce forfait.

Si vous choisissez le formulaire de réservation étape par étape, les forfaits seront affichés une fois que le client aura choisi un service, par exemple en supposant que le forfait contient ce service.

Ce que vous pouvez faire avec les forfaits :

  • Vous pouvez créer un forfait d’un service avec plusieurs rendez-vous et accorder une remise pour l’achat de ce forfait qui sera visible par les clients.
  • Vous pouvez créer un forfait de plusieurs services différents pour inciter les clients à acheter d’autres services en même temps que le service le plus acheté.
  • Vous pouvez donner aux clients la possibilité d’acheter uniquement un forfait sans prendre de rendez-vous lors du premier achat. Ils pourront réserver tous les services ultérieurement à partir de leur espace client.

Forfaits sur le dashboard client

Lorsque vous créez des forfaits, pour chaque service à l’intérieur du forfait, vous avez la possibilité de définir les réservations minimales requises et les réservations maximales requises que le client devra effectuer lors du premier processus de réservation. Si vous définissez 0 pour les deux options, le client pourra simplement acheter un forfait sans aucune réservation et dans ce cas, ainsi que dans chaque cas où vous définissez les réservations minimales requises en dessous du nombre total de rendez-vous ajoutés dans le forfait, le client pourra terminer le reste des réservations sur le dashboard client.

Une fois que le client entre dans le dashboard sur la page des rendez-vous, il pourra voir les forfaits achetés en haut et la liste des rendez-vous réservés en bas. Chaque forfait aura des informations sur la date d’expiration et le nombre de rendez-vous restants à réserver.

Cliquez sur la flèche située à droite du forfait et vous obtiendrez de plus amples informations sur ce forfait spécifique, ainsi que la possibilité de réserver le reste des rendez-vous.

Si votre forfait se compose de plusieurs services différents, sur cette page, chaque service sera séparé dans un nouvel onglet où vous pourrez voir le nombre total de rendez-vous pour ce service dans un forfait, les rendez-vous qui restent à réserver. De plus, chaque fois que le client réserve un autre rendez-vous, ce rendez-vous sera affiché dans la liste ci-dessous.

Remarque : si vous définissez une durée pour un forfait, cette durée sera calculée à partir du moment où le forfait est acheté. Une fois la durée expirée, le client ne pourra pas réserver le reste des rendez-vous et le forfait sera supprimé du panneau client frontal.

Gestion des forfaits sur l’espace d’administration

Les forfaits sont constitués de services, ce qui signifie que tous les rendez-vous programmés à partir du forfait seront affichés de la même manière que les rendez-vous originaux sur la page des rendez-vous. Cependant, il y a quelques nouveautés :

1. Sur la page des rendez-vous, le prix du rendez-vous ne sera pas affiché car le client a payé le prix de l’ensemble du forfait et ce prix ne peut pas être divisé pour les rendez-vous. C’est pourquoi vous verrez le type de paiement ainsi qu’une icône de forfait.

La seule exception où le prix sera affiché est lorsqu’il y a un rendez-vous de groupe avec des clients qui ont réservé un seul rendez-vous et d’autres clients qui ont réservé un rendez-vous du forfait. Dans ce cas, le type de paiement, le prix du rendez-vous original unique et l’icône du forfait seront affichés.

2. Lorsque vous ouvrez l’onglet Modifier le rendez-vous puis l’onglet Paiement, vous verrez également le prix total du forfait. De même, dans les détails du paiement sur la page Finances, le calcul sera affiché pour l’ensemble du forfait.

3. Sur la page du dashboard employé, les rendez-vous du forfait seront comptés régulièrement comme les rendez-vous originaux pour les rendez-vous approuvés et le pourcentage de la charge, mais le revenu comptera le montant total des paquets achetés à la date où ces paquets sont achetés. En ce qui concerne les tableaux ci-dessous, vous aurez un tout nouveau tableau pour les forfaits à côté des onglets employés et services.