Comprendre le fonctionnement des notifications

Les notifications sont des courriels envoyés à vos clients et à vos employés pour les avertir d’un événement. Il existe trois moments différents où les notifications peuvent être envoyées :

  1. Juste après le déclenchement d’un événement.
  2. Dans l’heure spécifiée programmée après le rendez-vous.
  3. Au moment spécifié de la journée.

Pour les types de notifications 2 et 3, il est nécessaire de configurer une tâche cron sur votre serveur. Vous pouvez voir ci-dessous comment configurer ces notifications.

Remarque : Chaque modèle de notification peut être traduit en plusieurs langues, et selon la langue choisie sur votre site après le processus de réservation le client recevra une notification dans cette langue. Pour en savoir plus sur la façon de traduire le plugin et de l’utiliser sur un site multilingue, cliquez ici.

Notifications de rendez-vous

Les notifications sont divisées en deux onglets :

Au client – notifications que vous pouvez activer/désactiver pour les envoyer au client, et
À l’employé – notifications que vous pouvez activer/désactiver pour les envoyer à l’employé.

Pour les notifications de rendez-vous, cinq types de notifications sont les mêmes pour le client et l’employé : Rendez-vous approuvé, Rendez-vous en attente, Rendez-vous refusé, Rendez-vous annulé et Rendez-vous reprogrammé ; et trois sont uniquement disponibles pour le client : Rappel du rendez-vous du lendemain, Suivi du rendez-vous et Salutation d’anniversaire. Nous allons expliquer brièvement chacune d’entre elles.

Rendez-vous approuvé

Ce message électronique sera envoyé juste après que votre client ait terminé la procédure de réservation, ou après qu’un rendez-vous ait été créé à partir du back-end du plugin, si le statut par défaut de votre rendez-vous est Approuvé. Cette notification est disponible pour les deux – le client et l’employé, mais vous pouvez décocher l’un des deux si vous ne voulez pas qu’elle soit envoyée aux deux.

Remarque : si vous souhaitez envoyer cette notification par courriel juste après que le rendez-vous a été programmé, assurez-vous que vous avez défini le « Statut par défaut du rendez-vous » comme Approuvé dans le paramètre général. Si vous avez défini le « Statut par défaut du rendez-vous » comme étant En attente, cette notification sera envoyée après que vous ayez modifié manuellement le statut du rendez-vous dans l’espace de gestion. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Rendez-vous en attente

Cet e-mail sera envoyé lorsque le rendez-vous est créé mais avec un statut « En attente ». Vous pouvez définir votre « Statut par défaut du rendez-vous » comme étant en attente, ainsi chaque fois qu’un nouveau rendez-vous est créé, cet e-mail sera envoyé. Le rendez-vous aura le statut « En attente », vous devrez donc le confirmer manuellement dans le back-end du plugin.

Rendez-vous rejeté

Cet e-mail est envoyé après le rejet du rendez-vous. Par défaut, un rendez-vous peut être rejeté par l’administrateur ou le gestionnaire. Cependant, vous pouvez donner des permissions aux employés de rejeter leurs rendez-vous en activant l’option Autoriser les employés à gérer leurs rendez-vous dans les paramètres généraux. Ainsi, une fois que le rendez-vous est rejeté, le client ou l’employé recevra un e-mail à propos de cette action.

Rendez-vous annulé

Cet e-mail sera envoyé après que votre client ait annulé le rendez-vous. L’option d’annulation est disponible pour les clients à l’arrière-plan du plugin et par le biais du lien URL d’annulation dans l’e-mail, donc une fois que le client annule le rendez-vous, un e-mail sur cette action sera envoyé à votre client et/ou employé.

Reprogrammation de rendez-vous

Par défaut, l’administrateur et le gestionnaire peuvent déplacer le rendez-vous dans le calendrier ou modifier la date et l’heure dans la boîte de dialogue « Modifier le rendez-vous ». Vous pouvez également autoriser les employés à refuser leurs rendez-vous en activant l’option dans les paramètres généraux. Quoi qu’il en soit, une fois que vous avez activé cette notification, un courriel sera envoyé chaque fois que les détails de la date et/ou de l’heure du rendez-vous seront modifiés.

Rappel du rendez-vous du lendemain

Cette notification vous permet de rappeler à votre client ou à votre employé son rendez-vous du lendemain. Dans la partie supérieure droite de la page, vous verrez une option « Programmé pour » où vous pouvez choisir une heure à laquelle cette notification sera envoyée. Une fois que vous avez choisi l’heure et le message, cliquez sur le bouton Enregistrer, sinon, l’heure de notification choisie ne sera pas enregistrée.

Suivi du rendez-vous

Il s’agit de l’une des deux notifications disponibles uniquement pour le client. Avec cette notification, vous pouvez envoyer un e-mail de suivi pour remercier votre client d’être venu ou lui donner des informations supplémentaires. Dans la partie supérieure droite de la page, vous verrez une option permettant de choisir une heure et un horaire pour cet e-mail. Si vous choisissez 1 heure, par exemple, l’e-mail sera envoyé à votre client 1 heure après le rendez-vous. Lorsque vous avez terminé de configurer la notification, cliquez sur Enregistrer et votre message de notification sera enregistré pour être envoyé.

Voeux d’anniversaire

Avec cet e-mail, vous pouvez féliciter votre client pour son anniversaire. Pour pouvoir envoyer cet e-mail, vous devez avoir rempli l’option Date de naissance dans la boîte de dialogue du client. Choisissez un texte de félicitations d’anniversaire et une heure dans l’option Planifié pour quand cet e-mail sera envoyé et cliquez sur Enregistrer pour conserver vos paramètres.

Notifications d’événements

Lorsqu’il s’agit d’événements, cinq types de notifications sont les mêmes pour les clients et les employés : Événement réservé, Événement annulé par l’administrateur, Événement annulé par un participant, Événement reprogrammé et Événement rappelant le jour suivant ; le suivi de l’événement n’est disponible que pour le client.

Événement réservé

Ce message électronique sera envoyé dès que votre participant aura terminé la procédure de réservation. La notification est disponible pour le client et l’employé, mais vous pouvez décocher l’une des deux cases si vous ne voulez pas qu’elle soit envoyée aux deux.

Événement annulé par l’administrateur

Ce message électronique sera envoyé après l’annulation de l’événement par l’administrateur. La notification est disponible pour les deux – le client et l’employé, mais vous pouvez décocher l’une d’entre elles si vous ne voulez pas qu’elle soit envoyée aux deux.

Événement annulé par un participant

Ce message électronique sera envoyé après l’annulation de l’événement par le participant. Pour l’instant, la notification est envoyée uniquement au participant pour confirmer son annulation. L’employé recevra la notification uniquement lorsque l’événement entier est annulé, et non pour chaque participant.

Rappel du lendemain d’un événement

Cette notification vous permet de rappeler à votre client et/ou à votre employé un événement qui a lieu le jour suivant. Dans la partie supérieure droite de la page, vous verrez une option « Programmé pour » qui vous permettra de choisir l’heure à laquelle la notification sera envoyée. Une fois que vous avez choisi l’heure et le message, cliquez sur le bouton Enregistrer, sinon l’heure de notification choisie ne sera pas enregistrée.

Suivi des événements

Comme pour le suivi de rendez-vous, le suivi d’événement vous servira à remercier votre participant de sa présence ou à lui donner des informations supplémentaires. Dans la partie supérieure droite de la page, vous verrez une option permettant de choisir une heure et un horaire pour cet e-mail. Si vous choisissez 1 heure, par exemple, l’e-mail sera envoyé à vos participants 1 heure après le rendez-vous. Lorsque vous avez terminé de configurer la notification, cliquez sur Enregistrer et votre message de notification sera enregistré pour être envoyé.

Configuration des notifications

Chaque notification est activée par défaut et il est possible de désactiver les notifications si vous souhaitez empêcher leur envoi. Les notifications sont également fournies avec un « Objet » et un « Message » par défaut qui peuvent être modifiés. Dans le « Sujet » et dans le « Message », il est possible d’utiliser des espaces réservés. Cliquez sur le bouton Afficher les codes d’e-mail en haut à droite de la page des notifications et une boîte de dialogue avec des caractères génériques apparaîtra. Choisissez celui dont vous avez besoin, cliquez dessus, le caractère générique sera copié, puis vous le collerez dans la zone de texte. Dans les notifications réelles reçues par vos clients et employés, les caractères de remplissage seront remplacés par des données réelles.

Remarque : si vous avez utilisé notre fonction de champs personnalisés pour ajouter de nouveaux champs dans le formulaire de réservation, vous verrez également les caractères de remplissage de ces champs ici. Chaque champ aura son propre espace réservé avec un ID qui est donné par l’ordre dans lequel les champs sont créés, mais une fois que vous passez la souris sur l’espace réservé, vous verrez son nom.